Antes de meter IA en tu negocio, define tus procesos. Y quizá pienses que es algo complicado. Pues no necesariamente, aquí te lo explico. Y te aviso: en muchos casos es más fácil de lo que suena.
Un proceso no es más que una receta.
Cómo haces algo en tu negocio, paso a paso. Cuando entra un cliente, cuando alguien llama para reservar, cuando llega un pedido… todo eso son recetas. Lo que pasa es que las tienes en la cabeza, no escritas.
El problema de tenerlo solo en la cabeza
Lo que está solo en tu cabeza no se lo puedes enseñar a nadie. Ni a un empleado nuevo, ni a una IA. Por eso todo depende de ti, por eso cuesta tanto delegar, y por eso la tecnología «no acaba de encajar»: no hay una receta que seguir.
El ejercicio: escribe una receta
Elige una sola cosa que repites cada día. Por ejemplo, coger una reserva. Y escríbela como una receta: primero pasa esto, luego pregunto esto, luego apunto aquí, luego confirmo así.
Y ahora viene lo importante: apunta también los «depende».
Lo que vas a descubrir
Cuando escribas tres o cuatro recetas, te van a pasar dos cosas:
- 1 Verás pasos que sobran. Cosas que haces «porque siempre se hizo así» y que ya no aportan nada. Quitarlas no cuesta dinero y te ahorra tiempo desde mañana.
- 2 Verás clarísimo qué te come el tiempo. Qué tareas repetitivas podría hacer una máquina, y cuáles necesitan de verdad tu toque humano. Esa frontera es la que te dice por dónde empezar.
Eso, así de simple, es un análisis de procesos. No hace falta ser ingeniero aeroespacial: hace falta un papel y ser honesto contigo mismo.